生活オリエンテーションを実施したら、参考様式第5-8号「生活オリエンテーションの確認書」に本人の署名をもらって保管します。この記事では確認書の項目、記入のポイント、保管期間、よくある記入ミスをまとめます。
確認書は「提出」ではなく「保管」する書類
運用要領は、生活オリエンテーションを実施した場合は確認書を1号特定技能外国人に示して確認のうえ、署名を得て記録しておく必要があるとしています。地方出入国在留管理局に提出する書類ではありませんが、定期届出や実地調査で支援の実施状況を証明する根拠になります。
確認書に書く項目
| 項目 | 記入のポイント |
|---|---|
| 実施日時 | 複数日に分けた場合はすべての日付と時間帯を書き、合計が8時間以上になることが分かるようにする |
| 特定技能所属機関（または登録支援機関）の名称 | 委託している場合は登録支援機関名と登録番号 |
| 説明者の氏名 | 実際に説明した支援担当者。通訳を使った場合は通訳者名も記録しておくと安心 |
| 説明した事項のチェック | (1)生活一般 (2)届出・手続 (3)相談・苦情の窓口 (4)医療機関 (5)防災・防犯・緊急時 (6)法的保護 の6項目すべてにチェック |
| 本人の署名・署名日 | 本人が「内容を十分に理解した」ことを確認して署名。母国語版の確認書を併用すると理解の証明になる |
署名の前に「理解した」ことを確かめる
運用要領は、生活オリエンテーションは本人が十分に理解できるまで行うことを求めています。署名だけ先にもらう運用は避け、口頭の質疑や簡単な確認テストを行ってから署名をもらうと、実施の実質を示せます。テストの答案を確認書と一緒に綴じておく方法が実務的です。
よくあるミス
- 日本語版の確認書だけに署名させている（母国語または本人が理解できる言語の版を示す）
- 実施日が1日・2時間しか書かれていない（8時間以上の目安に満たない）
- 転職者に対して「前の会社でやったから」と省略している（所属機関が変われば再実施）
- 担当者の連絡先を伝えた記録がない（相談・苦情の申出先は必須項目）
保管期間
支援に関する書類は、支援計画の実施に関する記録として、当該外国人の在留期間中はもちろん、契約終了後も一定期間（一般に1年以上、多くの実務では3〜5年）保管することが望ましいとされています。定期届出の際にすぐ出せる場所に、進行表・テスト・確認書をセットで保管しましょう。
オリエンキットの自社版パックには、会社名・説明者名を入れた確認書（参考様式第5-8号対応・母国語併記）と、実施日時を記録する進行表、確認テスト10問が含まれます。→ サービス概要
出典：出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」別冊（令和7年4月1日一部改正）、参考様式第5-8号。
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